Keď v slušnej spoločnosti vyslovíte vetu: „Mali by sme si nastaviť procesy“, najčastejšie reakcie sú dve: panika a nezáujem. Tí prví si vždy spomenú, že ešte majú nevybavené úlohy, ktoré ich zrazu nepočkajú a s vašimi rečami o procesoch vás nechajú stáť v strede zasadačky. Tí druhí sa vás budú pýtať, či nemáme na práci dôležitejšie veci než riešiť nejaké procesy.

Áno, zvládnuť túto tému nie je úplne jednoduché. Za tie roky praxe sme sa však už naučili, že práve dobré zvládanie procesov je kľúčom k napredovaniu, a to nielen agentúry, ale v podstate každého úspešného podniku.

Čo sú to tie procesy?

Keď sa povie „proces“, väčšine ľudí napadne súdny proces. No čo, žijeme takú dobu. 🤷🏻‍♂️

Primárne však slovo proces znamená usporiadanú postupnosť krokov, ktorá je predvídateľná a vedie k istým očakávaným výsledkom. Napríklad obúvanie topánok. Ktorú si obúvate ako prvú: ľavú či pravú? Zdá sa vám to ako zvláštna otázka? Môžete si však byť istí, že v drvivej väčšine prípadov začínate tou istou nohou. Je to proces, ktorý ste si osvojili v detstve a on vás zbavuje každodennej dilemy: „Ako sa teraz obujem?“

Váš život funguje tak dobre práve preto, že ráno sa viete obliecť, vyriešiť si hygienu a vyraziť do práce bez toho, aby ste o tom museli dlho uvažovať.

Aj šoférovanie do práce je sled istých krokov, ktoré viete uplatniť v správnom čase tak, že za necelú minútu sa z parkoviska dostanete na šiesty rýchlostný stupeň a 90-kilometrovú rýchlosť. Jednoducho a bez rozmýšľania. To je rozdiel medzi vami a človekom, ktorý sa práve učí šoférovať: „Takže plyn, spojka, ruka na páku, späťák, zaradím, jeden pedál púšťam a druhý stláčam, a došlak…“ 💥🚗

„Mhm, takže tie firemné procesy…“

…áno, pardon. Firemné procesy sú pracovnou podobou nášho bežného života. Sú to činnosti, ktoré sme sa naučili robiť opakovane správnym spôsobom tak, že bez veľkej námahy vedú k očakávaným cieľom.

Napríklad maily. Keď s ľuďmi komunikujete na pravidelnej báze, zistíte, že niektoré veci fungujú lepšie ako iné. A tak si zvyknete, že na úvod sa pozdravíte a potom uvediete problém. Pri odpovediach pre klienta máte na mysli to, že tón mailu má byť pozitívny. Text formátujete na menšie odstavce, aby sa ľahšie čítal, a tak ďalej.

Alebo príprava content plánu. Nový social media manager trávi veľkú časť dňa premýšľaním o tom, ako to urobí. Skúsený „socialista“ ide krok za krokom podľa nepísaného (alebo písaného) manuálu, vďaka čomu dokáže vytvoriť content plán rýchlejšie, kvalitnejšie a s menšou námahou.

Takýchto malých procesov sú vo firme stovky. Vytvorenie content plánu je jedným z nich. Odoslanie na klienta, komunikácia s ním a zapracovanie pripomienok je ďalším. A zase iným procesom je následné publikovanie príspevku a jeho platená propagácia. Reporting je proces. Firemná porada je proces. Nastavenie analytických nástrojov je proces.

Všetko je proces!!!

Procesy sú pre firmu životne dôležité

A práve procesy sú zlomovým bodom, na ktorom spoznáte, nakoľko je firma profesionálna, schopná, šikovná a v konečnom dôsledku efektívna. Možno by ste mohli namietať, že kvalitu firmy predsa určujú jej zamestnanci a ich profesionalita. Súhlasím.

V čom sa ale líši profesionálny murár od amatéra? V tom, ako vie bez váhania určiť, čo má v danej chvíli robiť, aký nástroj použiť či aká postupnosť krokov bude viesť k výsledku. Špecialista je špecialistom vďaka skvelo zvládnutým procesom. Ak chcete mať firmu plnú profesionálov, pozrite sa, ako zvládajú procesy. Tí, ktorí majú „zmáknutý“ time management, komunikačné postupy a manažment práce, sa veľmi pravdepodobne radia medzi vašich top zamestnancov.

Aj v agentúre sme tento princíp najprv museli objaviť, prijať ho a začať ho rešpektovať, ale potom začal rýchlo prinášať ovocie. Keď sa zameriate na správne procesy, veci čoskoro začnú fungovať správne.

Ktoré firemné procesy sú najdôležitejšie?

Firemné procesy fungujú na rôznych úrovniach. Existujú procesy, ktoré vykonáva jednotlivec počas svojej bežnej prevádzky (kontakt s klientom, pravidelné kontroly). Iné procesy sa starajú o správne fungovanie tímu (porady, brífingy, zadávanie úloh, accounting). A potom existujú situačné procesy, teda pravidlá pre konkrétnu situáciu (napríklad správne spustenie komunikácie pre nového klienta).

Pre našich kolegov sme vytvorili základné procesy, či už vlastné, alebo také, ktoré sme odkukali inde. Jedným z nich je ranná rutina socialistu – zoznam vecí, ktoré si má každý social media manager skontrolovať ráno po príchode do práce (a uvarení kávy ☕️).

Patrí tam kontrola konkrétneho firemného profilu, nové komentáre a recenzie, na ktoré „socialista“ poodpisuje. Tiež sa kontrolujú publikované príspevky, ako aj to, či správne beží platená propagácia pri jednotlivých príspevkoch – a k tomu niekoľko ďalších vecí.

Samozrejme, že taký socialista by tieto kroky mal absolvovať aj tak. My sme však tento proces pomenovali, zautomatizovali – a áno, aj vynútili. 💪 Všetko tak zrazu funguje ľahšie a problémov je oveľa menej. Keď to totiž robíte každé ráno, je oveľa menšia šanca, že si nejaký problém nevšimnete niekoľko dní.

Spôsob vedenia tímovej porady, jej čas – to všetko sú dôležité veci, ktoré boostnu (alebo sabotujú) vašu snahu o kvalitný výsledok brífingu.

Čo oko nevidí… o to sa potkne

James Clear hovorí v knihe „Atómové návyky“ o tom, že ak si nejakú vec chcete naozaj osvojiť, potrebujete ju mať na očiach. Chcete cvičiť? Zaveste si na skriňu kalendár a píšte doň veľkými číslami, koľko ste odcvičili a koľko vám ešte chýba. Chcete menej jesť? Dajte si veľký oznam priamo do chladničky.

80 % vonkajších informácií totiž prijímame prostredníctvom zraku. Ak sa na to dívate, dostáva sa to do vášho vnútra. A ak vám záleží na tom, aby ľudia vo firme rástli v zvládaní dôležitých procesov, postavte im ich pred oči tak, aby sa im nemohli vyhnúť.

Keď sme teda chceli, aby v našom kanclíku všetci rozumeli základným procesom, nechali sme ich grafikovi pripraviť na tabule, ktoré sme následne rozvešali miestnostiach. Dozviete sa z nich, aké vlastnosti má náš ideálny kolega, čo skontrolovať počas rannej rutiny, na aké deadlajny si dať pozor atď.

Ako to funguje?

Výborne. Predovšetkým sme nášmu tímu priniesli pred oči dôležité veci, na ktoré musia myslieť, vďaka čomu minimalizujeme chyby v procesoch. Tiež sme tým uľahčili prácu sebe – už nemusím na všetko dávať taký veľký pozor, pretože miera sebakontroly každého z našich špecialistov je objektívne vyššia. A dosiahli sme tým ešte jednu veľmi dôležitú vec.

Upriamili sme pozornosť na význam procesov. Každý, kto sa pokúšal zaviesť v práci nový nástroj, zmeniť správanie tímu či otestovať nový spôsob fungovania, na to už narazil. Ľudia nemajú radi zmeny, ak sami nezažijú, že zmena môže nastať aj k lepšiemu. Takéto nenápadné zmeny k lepšiemu však ľudia radi prijmú, a potom vám dovolia, aby ste zmenili o čosi viac.

Suma sumárum:

• Ak chcete rásť, investujte do procesov.
• Definujte dôležité procesy.
• Postavte ich na viditeľné miesto.
• Nájdite spôsob, ako priniesť malé pozitívne zmeny pre váš tím. Potom na tom stavajte.

A nech vám procesy zlepšia život! 👌